Analisis Pengelolaan Arsip Statis Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Medan

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penelitian ini menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif dengan strategi penelitian tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip dan dokumen. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, participant observation dan dokumentasi. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara meliputi: (a) Sistem pengelolaan arsip yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan form dan konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar, dan referensi berupa klasifikasi, kode, indeks) penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan kembali arsip), dan disposisi arsip (pemeliharaan, pemindahan, penyusutan dan pemusnahan arsip). (b) Fasilitas kearsipan yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, Air Conditioner (AC), stampel, almari arsip, meja dan kursi) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, lembar desposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, dan ordner). (c) Pegawai kearsipan yang kurang berkompeten di bidangnya. (d) Ruangan pengelolaan arsip telah memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya yang tidak baik. (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, belum adanya pegawai kearsipan yang benar-benar kompeten di bidangnya, tempat penyimpanan arsip yang kurang memadai dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip. (3) Upaya-upaya yang dilaksanakan dalam mengatasi hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah dengan menggunakan sarana dan prasarana semaksimal mungkin, menambah pengetahuan pegawai melalui sharing pengalaman dengan pegawai senior dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai depo arsip.