Perencanaan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Analisis Beban Kerja pada Bagian Pengadaan Barang dan Jasa PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Pembangkit Sumatera

Abstract

SDM (human resources) which is very vital in digital economic era of industry 4.0 which is concentrated in technological development requires Indonesia to prepare reliable SDM. PT PLN (Persero) is assigned by the Government to build electric generator of35,000 MW which needs work contract for constructing EPC (Engineering Procurement and Construction) and project supporting work contract. In procuring efficient, effective, transparent, and accountable goods/services PT PLN should manage effective and efficient organization. If the target is big/high, the company should have mature organizational strategy to achieve the target. Based on the observation, it was found that the employees working in the Goods/Service Procurement department worked five days a week (Monday through Friday) so that they work for 226 days a year: They workedfrom 8:00AM until 4:30PM (Monday through Thursday) and from 8:00AM until 5:00PM (Friday) so that there were 40 hours a week Based on the average percentage of using working hours in the procurement department, it could be concluded that on the average the employees used 73.80% of their productive time doing productive activity more than 70% which indicated that their work was productive (< 70%). If it was added 6.2%, the work would be optimal (80%) while unproductive working time was 10.78%. For personal activity, they spent about 15.43% or 1 hour 14 minutes per day and this period was considered reasonable by the KEP/75/M.PAN/7/2004 of 30% per hour allowance for personal affairs such as meal, break time, prayer, and so on. Effective working hours minus allowance was 15.43% or 6.72 hours/day. Based on the Decree of the Minister of Administrative and Bureaucratic Reform No. KEP/75/M.PAN/7/2004 on Guidelines for the Calculation of the Needs for Employees based on Work Load, effective working hours a day minus allowance of 30% or 5.6 hours/day was 6.72 hours/day, and it could be said as very productive for the employees sat the Procurement Department. Keywords: Work Load, Need for Employees, Effective Working Hour. Based on working hours, the Procurement Planning Bureau only needs 2 employees; based on work load, it needs 7 employees. According to the difference in the number of needs for employees from the real or actual number of employees in each department, 2 employees who work in this department was reasq, although it needs 7 employees if it was viewed from the work load, but now is had only 4 employees.

Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi kunci menghadapi era ekonomi digital.Industri 4.0 yang bertumpu pada perkembangan teknologi, mengharuskan Indonesia untuk mempersiapkan terbangunnya sumber daya yang handal. PT PLN (Persero) diberi tugas oleh Pemerintah untuk membangun pembangkit listrik sebesar 35.000 MW. Untuk mencapai target pembangunan proyek 35.000 MW ini, tentu dibutuhkan kontrak pekerjaan untuk pembangunan pembangkit EPC (Engineering Procurement and Construction) maupun kontrak pekerjaan pendukung proyek. Upaya PT PLN (Persero) dalam rangka mencapai pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, transparan dan akuntabel dapat dilakukan melalui suatu pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Jika target perusahaan besar/tinggi maka diperlukan strategi organisasi yang matang agar target tersebut dapat tercapai. Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa pegawai yang bekerja pada bagian pengadaan barang/jasa bekerja lima hari dalam seminggu dari hari Senin hingga Jumat dengan waktu kerja efektif sebanyak 226 hari kerja dalam setahun. Adapun jam kerja pegawai per hari yaitu sejak pukul 08.00 sampai dengan pukul 16.30 pada hari senin-kamis dan 08.00-17.00 pada hari Jumat, dengan total jam kerja selama seminggu yaitu 40 jam. Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu kerja oleh karyawan bagian pengadaan, dapat disimpulkan bahwa rata-rata pegawai menggunakan sebesar 73,80 persen waktu produktif mereka untuk mengerjakan kegiatan yang berkaitan dengan tugas-tugas pokok. Hal tersebut menunjukkan penggunaan waktu kerja untuk kegiatan yang produktif lebih dari 70 persen yang menandakan penggunaan waktu kerja pegawai bagian pengadaan masih produktif (>70 persen). Jika ditambah 6,2 persen lagi maka penggunaan waktu kerja menjadi optimum (80 persen). Penggunaan waktu kerja tidak produktif sebesar 10,78persen. Sedangkan untuk jenis kegiatan pribadi, rata-rata pegawai menghabiskan sebanyak 15,43 persen atau 1 jam 14menit per hari untuk kegiatan pribadi. Hasil ini masih dalam batas yang ditentukan didalam KEP/75/M.PAN/7/2004 yaitu sebesar 30 persen jam kerja yang hilang (allowance) untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, sholat dan sebagainya. Jam Kerja Efektif setelah dikurangi allowance sebesar 15,43 persen yaitu 6,72 Jam/hari. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja, jam kerja efektif sehari setelah dikurangi allowance sebesar 30 persen yaitu 5,6 jam/hari, sehingga jam kerja efektif 6,72 jam/hari bisa dikatakan sangat produktif bagi pegawai Bagian Pengadaan. Jumlah kebutuhan pegawai untuk biro perencana pengadaan berdasarkan beban kerja yaitu sebanyak 2 orang.Sedangkan jumlah pegawai untuk biro pelaksana pengadaan berdasarkan beban kerja yaitu sebanyak 7 orang. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di setiap biro, dapat diketahui bahwa biro perencana pengadaan telah memiliki jumlah pegawai yang sesuai dengan perhitungan beban kerja sebanyak 2 orang, akan tetapi biro pelaksana pengadaan mengalami kekurangan jumlah pegawai yang seharusnya sesuai dengan beban kerja berjumlah 7 orang, saat ini hanya berjumlah 4 orang.