Tanggungjawab Pemberi dan Penerima Protokol Notaris Terhadap Protokol Notaris yang Hilang Atau Rusak

Abstract

Protokol notaris merupakan bagian dari administrasi kantor notaris yang mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting agar notaris dapat menjalankan jabatan yang baik dan benar. Protokol notaris merupakan arsip Negara yang harus ditata dan dikelola dengan baik. Oleh karenanya protokol notaris haruslah diperlakukan layaknya dokumen Negara yang harus disimpan dan dijaga agar tetap otentik. Dengan demikian protokol Notaris sebagai kumpulan dokumen harus selalu disimpan dan dipelihara dalam keadaan apapun meskipun notaris si pemilik protokol tengah cuti, pensiun, maupun meninggal dunia. Disamping itu protokol notaris yang telah disimpan tentu dapat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh umur kertas yang hanya beberapa belas tahun, termakan oleh rayap, atau bahkan hilang karena suatu bencana alam yang menimpa di daerah tempat kedudukan kantor notaris yang bersangkutan, maupun hilang karena kelalaian oleh pemegang protokol notaris tersebut. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Notaris harus memelihara dan menjaga Protokol Notaris yang telah diserahkan kepadanya? Bagaimana bentuk perlindungan hukum pihak pemberi protokol terhadap protokol notaris yang hilang atau rusak setelah beralih pada penerima protokol? Bagaimana bentuk tanggungjawab penerima protokol notaris terhadap protokol notaris yang hilang atau rusak? Jenis penelitian hukum dengan metode pendekatan yuridis normatif. Penelitian dengan metode yuridis normatif ialah dengan menggunakan pendekatan perundang-undangan (statue approach), penelitian hukum doktriner yang mengacu kepada norma-norma hukum. Dengan Sifat penelitian deskriptif analitis dengan menggunakan Data sekunder. Selanjutnya ditarik kesimpulan dengan menggunakan metode berpikir deduktif. Notaris selaku pejabat pembuat akta otentik dalam tugasnya melekat pula kewajiban yang harus dipatuhi, karena kewajiban tersebut merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan termasuk pada kewajiban memelihara protokol notaris. Protokol tersebut wajib dirawat dan dijaga dengan baik oleh Notaris yang bersangkutan atau oleh Notaris Pemegang Protokol, dan akan tetap berlaku selama atau sepanjang jabatan Notaris masih tetap diperlukan oleh Negara. Perlindungan hukum terhadap pemberi protokol harus dilakukan dikarena kejadian terhadap akta dari protokol notaris yang telah diserahkan hilang atau rusak bukan semata-mata dilakukan oleh pemberi. Pemberi dapat diminta pertanggungjawaban ketika jika terjadi permasalahan pada isi akta yang perna dibuatnya semasa bertugas bukan setelah ia mengalihkan protokol notarisnya kemudian hilang atau rusak ditangan penerima atau pemegang protokol notaris. Tanggungjawab lain yang dilakukan oleh pemegang protokol notaris untuk minuta aktanya yang hilang atau rusak karena kelalaian notaris sendiri. karena kerusakan atau kehilangan yang terjadi terhadap minuta akta yang hilang atau rusak karena kesalahan atau kelalaian notaris sendiri, maka notaris yang bersangkutan akan diminta pertanggungjawaban berupa membuat laporan kepada kepolisian atas kehilangan dan kerusakan, mengirimkan laporan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia perihal kondisi kehilangan atau rusak kemudian menunggu untuk dilindak lanjutin penyelesaiannya.

Notary’s protocol is a part of the administration in a notary’s office which plays a very essential function and role so that the notary can perform his duty well and properly. It is a State’s archive that has to be organized and managed well. Therefore, it has to be treated like a State’s document which has to always be saved and conserved to remain authentic. It has to be kept and preserved in any condition even though the notary takes leave, retires, or passes away. However, despite the safe management, notary’s protocol may be damaged due to the paper age that only lasts about ten years, eaten by termites, missing because of natural disaster that strikes the area where notary’s office is located, or missing due to its holder’s negligence. The research problems are how a Notary should take care of and keep his protocol that has been handed to him, how about the legal protection for the protocol provider when the protocol is missing or damaged after being handed over to its receiver, and how about the form of protocol receiver’s liability for the missing or damaged protocol is. This research employs the normative juridical approach method. This method uses statue approach, a doctrine legal research which refers to legal norms. It is also a descriptive analytical research which uses secondary data. The conclusion is drawn by applying the deductive reasoning method. The Notary’s liability for taking care of his protocol to remain preserved is by saving it in a closed cupboard to prevent it from bugs, water, and so on which can minimize any possibility that can cause the protocol get damaged or missing. In addition, the Notary should also keep the record of the received protocol well. The recording will facilitate the data collection of the protocol in case it is required time to time by the concerned parties. It also helps the Notary to check whether the protocol is in good condition. The legal protection for the protocol provider is gained because any missing or damaged protocol in the receiver’s care is not caused by the provider. The provider is liable if there is a problem concerning the content of the deed made during his service which is missing or damaged not after he hands over the notary’s protocol, nor in the receiver’s or holder’s hand. The other form of liability of the notary’s protocol holder is to take the minutes of the missing or damaged dee due to the notary’s own negligence. If it happens due to the notary’s negligence, he is accountable to make report to the police for the loss and damage, to send it to the Minister of Law and human Rights of the Republic of Indonesia concerning the missing and damaged condition, and then to wait for the follow up of the settlement.