Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif di PT. Perusahaan Gas Negara (PGN) Medan

Abstract

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip inaktif di PT PGN Medan. Jenis penelitian dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk mencari data,fakta dan keadaan mengenai pengelolaan arsip inaktif di PT. Perusahaan Gas Negara (PGN) Medan. Metode pengumpulan data penelitian ini adalah dengan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Hasil penelitian yang dilakukan yaitu bahwa pengelolaan arsip inaktif di PT. PGN sudah sesuai dengan proses penerimaan arsip inaktif sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip yang diterima juga arsip 3 tahun sebelumnya. Arsip yang diterima adalah semua arsip yang berhubungan dengan PT.PGN Medan. PT. PGN Medan tidak menggunakan buku agenda, dalam penyimpanan dan fasilitas arsip inaktif yang dihadapi oleh PT. PGN, yakni kurangnya prasarana rak arsip dan boks yang disebabkan oleh meningkatnya jumlah volume arsip sehingga banyak arsip yang diletakkan begitu saja di lantai yang dapat menyebabkan terganggunya proses temu kembali jika sewaktu-waktu arsip dibutuhkan, proses temu kembali arsip inaktif pada PT. PGN sudah berjalan sesuai teori. Temu kembali arsip di PT PGN Medan berlangsung kurang dari 5 menit dan temu kembali arsip dilakukan melalui database yang bernama DOX dan melalui ms excel, penelitian ini menemukan bahwa pengaruh pengelolaan arsip inaktif terhadap temu kembali arsip sangat berpengaruh, dan pada PT. PGN dari segi ketepatan dalam temu kembali arsip sudah tepat dan jangka waktu yang di butuhkan cukup cepat yaitu kurang dari 5 menit, arsip inaktif di PT. PGN Medan hanya boleh dipinjam oleh pegawai institusi saja karena belum ada nya pedoman peminjaman untuk orang yang diluar institusi. Peminjaman arsip inaktif di PT. PGN memakai form peminjaman yang penanggung jawabnya adalah arsiparis tersebut.