Strategi Komunikasi Organisasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Kota Medan dalam Pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik

Abstract

This objective of the research is to analyze the processes, obstacles and organizational communication strategies carried out by the Medan City Government PPID (Document and Information Management Officer) in implementing public information openness. The research uses a qualitative approach with data collection techniques of passive participation observation, in-dept interviews, documentation and triangulation. The data are analyzed with Miles and Huberman technique which includes data reduction, data presentation and drawing conclusions. It takes up to 8 (eight) informants consisting of a Main PPID and 7 (seven) PPID Assistants to produce the data until it is saturated. The results show that: 1) There are several communication plans in the organizationzal communication process of the Medan City Government PPID that had been implemented by the Main PPID, but are not supported by changes in organizational culture towards a more transparent direction from regional leaders; 2) The source of communication barriers are from the work behavior of PPID Assistants, most of whom do not participate in socialization activities, do not coordinate, do not provide complete information, and do not respond responsively to requests for information and the behavior of the public who do not master the UU KIP (Law of Public Information Oppeness) properly; 3) The organizational communication strategy implemented by the PPID Medan City Government has been carried out through the stipulation of PPID and information requesters as communicators as well as targets have been using communication channels and media directly (face to face) or through SIP-PPID (Public Information System-PPID), e-mail and the website, however social media application, an anlysis of audience needs and technical preparation of cetain messages have not been carried over the public participation.

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis proses, hambatan serta strategi komunikasi organisasi yang dilakukan PPID Pemerintah Kota Medan dalam melaksanakan keterbukaan informasi publik. Metodologi penelitiannya menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data observasi partisipasi pasif, wawancara mendalam, dokumentasi dan triangulasi. Analisis data menggunakan teknik Miles dan Huberman yang meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Untuk menghasilkan data sampai jenuh diperlukan hingga 8 (delapan) orang informan yang terdiri dari seorang PPID Utama dan 7 (tujuh) orang PPID Pembantu. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) Pada proses komunikasi organisasi PPID Pemerintah Kota Medan terdapat beberapa perencanaan komunikasi yang telah dilaksanakan oleh PPID Utama, tapi tidak didukung oleh perubahan budaya organisasi ke arah yang lebih transaparan dari pimpinan daerah; 2) Hambatan komunikasi bersumber pada perilaku kerja PPID Pembantu yang sebagian besar tidak mengikuti kegiatan sosialisasi, tidak berkoordinasi, tidak menyediakan informasi secara lengkap, dan tidak merespon dengan tanggap permintaan informasi serta perilaku pemohon informasi yang tidak menguasai UU KIP secara baik; 3) Strategi komunikasi organisasi yang dijalankan PPID Pemerintah Kota Medan telah dilakukan melalui penetapan PPID dan pemohon informasi sebagai komunikator sekaligus target sasaran serta menggunakan saluran dan media komunikasi secara langsung (tatap muka) maupun melalui surat, SIP-PPID, e-mail dan website, namun belum menggunakan media sosial serta belum dilakukan analisis kebutuhan khalayak dan teknis penyusunan pesan tertentu yang melibatkan partisipasi publik.