Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Abstract

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem informasi manajemen yang kurang efisien dalam melaksanakan suatu pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Perkembangan teknologi informasi walaupun relatif baru, namun teknologi informasi sudah memasuki berbagai bidang, dari tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan lintas antar organisasi dan antar negara, untuk itu informasi sering disebut tidak mempunyai batas Negara. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pekerjaan kantor harusnya tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga harus memiliki suatu tujuan tertentu. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya. Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor. Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi. Terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM : Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya. Sebagai dasar pengetahuan. Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen. Pada dasarnya, suatu Sistem Informasi (SI) memiliki sifat yang hampir sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku untuk fase konversi berikutnya. SI mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan. Hasil dari efisiensi yang dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan melalui penggunaan SIM, selain dari pada sisi nilai ekonomi dapat juga memberikan pengaruh yang besar terhadap efektifitas dan lingkungan yang memiliki hubungan kepada pengguna organisasi. Sistem Informasi (SI) adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat. (Moekizat, 1986 : 64). Murdick (1971 : 24) menyatakan, bahwa sistem informasi adalah proses komunikasi, dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diperoleh kembali (diproses) bagi keputusan. SI yang dirancang khusus untukk mengelola komponen kegiatan lingkungan, yang mengelola informasi produk serta proses lingkungan untuk menanggulangi atau mengurangi masalah pencemaran lingkungan. Setiap hasil penemuan ilmiah dan produkproduk lingkungan informasinya perlu didokumentasikan direkam informasinya dalam bentuk buku (laporan, majalah, loaflot, dll). Pengertian informasi adalah suatu kesatuan pernyataan pandangan, fakta, konsep atau ide, yang berhubungan erat dengan pengetahuan, yang mana apabila informasi tersebut diasimilasikan, dikorelasikan dan dimengerti akan menjadi suatu pengetahuan. Informasi dapat berupa : pengetahuan baru; teori; prinsip; ide; teknologi baru, desain baru; produk baru; proses; prototif; penyempurnaan; metode (Davis, 1974 : 73). Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dengan judul ini penulis dpat melihat bagaimana Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.