Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Usu

Abstract

Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Untuk mempercepat proses kegiatan pertukaran informasi penggunaan tekhnologi komunikasi yang canggih sangatlah diperlukan di suatu organisasi. Meskipun penggunaan tekhnologi informasi sangatlah diperlukan untuk mempercepat proses pertukaran informasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah akan tetapi masih terdapat alat komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih kokoh terpakai sampai saat ini seolah tidak dapat digantikan kedudukannya oleh tekhnologi komunikasi yang ada. Komunikasi tertulis yang dimaksud adalah surat. Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat tidak dapat digantikan perannya di dalam kegiatan suatu organisasi sekalipun dengan penggunaan tekhnologi komunikasi seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan dengan jaringan informasi global seperti penggunaan internet yang dewasa ini sering kali digunakan. Tekhnologi komunikasi hanya dapat dijadikan sebagai alat bantu dalam proses penyampaian informasi dengan cepat.Sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi yang ada Universitas Sumatera Utara didalam surat sifatnya jelas, akurat dan dapat menjadi alat bukti tertulis sewaktu waktu jika diperlukan. Penggunaan surat juga dipandang efisien sebab ongkos pengiriman surat relatif lebih murah dibandingkan dengan penggunaan tekhnologi komunikasi.