Pelaksanaan Tugas Sekretaris dalam Membantu Aktivitas Di Bagian Kearsipan pada Bank Indonesia Kantor Perwakilan Sumatera Utara

Abstract

Sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia. Tugas sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi kearsipan. Kearsipan itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Menurut Ratnawat dan Sunarto (2006:3) istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin “secretum” yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata secretarius menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius (bahasa Prancis), atau secretary (bahasa Inggris). Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Tahun 2009, Pasal 1:8, Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Maka dari itu untuk menjadi seorang sekretaris yang handal dan profesional terlebih dahulu harus memahami tugas-tugas rutin sekretaris. Tugas seorang sekretaris meliputi tugas yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat insidential. Tugas yang bersifat rutin seorang sekretaris seperti membuat surat, menerima dan mengirim surat, mengetik, menerima tamu, membuat perjanjian Universitas Sumatera Utara 17 dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, menerima telepon, mengirim telegram, mengirim faksimile, menerima dikte, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Tugas yang bersifat insidential seperti menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, mencari dan memilih suvenir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke resepsi atau pertemuan.